Guide de l'utilisateur : Gérer l’opt-out du suivi des ouvertures d’e-mails dans Selligent

Contexte

Le suivi des ouvertures d’e-mails est généralement mis en œuvre à l’aide d’un pixel de tracking intégré au contenu de l’e-mail. Lorsqu’un e-mail est ouvert, ce pixel est chargé et renvoie des informations à la plateforme, permettant de mesurer l’engagement. Grâce à ce pixel, vous pouvez identifier le destinataire, observer et enregistrer son comportement.

Les lois et règles de protection des données, comme celles de l’autorité française de protection des données (CNIL), imposent que le suivi des ouvertures d’e-mails au niveau individuel (par utilisateur) nécessite un consentement, sauf si le suivi est entièrement anonyme.

Le suivi des ouvertures personnalisé implique :

• des identifiants utilisateur dans le pixel
• des ouvertures suivies par individu
• une utilisation pour le profilage, la segmentation et l’optimisation

Avec un suivi anonyme :

• il n’y a pas d’identification au niveau utilisateur
• le même pixel est utilisé pour tous les destinataires
• seules des statistiques au niveau campagne sont disponibles

Par conséquent, les organisations doivent :

• informer les utilisateurs de l’existence du suivi des ouvertures d’e-mails, des finalités précises et de l’entité qui l’utilise
• recueillir le consentement lorsque le suivi individualisé est utilisé
• fournir un moyen de se désinscrire (opt-out) : les utilisateurs doivent pouvoir retirer leur consentement à tout moment
• conserver une preuve que le consentement a été donné

Certains cas d’usage sont exemptés de consentement. Le consentement n’est pas requis :

• lorsque les pixels sont strictement nécessaires à des fins de sécurité ou d’authentification, ou
• lorsque les pixels sont utilisés exclusivement pour la délivrabilité, sous conditions strictes (données limitées, minimisation, e-mails demandés par l’utilisateur, etc.)
• lorsque le suivi est entièrement anonyme et qu’aucun identifiant n’est utilisé
• pour les messages transactionnels

Exemples :
- Le suivi des ouvertures pour identifier les destinataires inactifs et arrêter de leur envoyer des e-mails ne nécessite pas de consentement, mais les données de suivi sont limitées à la date de dernière ouverture.
- Mesurer les taux d’ouverture pour optimiser les campagnes nécessite un consentement.
- Profiler les utilisateurs pour une utilisation dans d’autres canaux nécessite un consentement.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des cas où le consentement est requis lorsque la nouvelle réglementation entre en vigueur en France le 14 juillet :

Ces recommandations s’appliquent principalement au suivi des ouvertures via des pixels. Le suivi des clics n’est pas concerné.

Solution proposée dans Selligent

Cette fonctionnalité est disponible sur demande.

Pour prendre en charge le consentement au suivi des ouvertures d’e-mails, Selligent propose une solution qui différencie clairement le suivi personnalisé et le suivi anonyme.

Gestion de la confidentialité via un champ dédié : PRIVACY_FLAGS

Selligent fournit un champ système (PRIVACY_FLAGS) pour stocker, au niveau utilisateur, les informations de confidentialité et de consentement. Ce champ :

• contrôle l’éligibilité au suivi personnalisé des ouvertures d’e-mails
• s’apparente, dans son principe, aux mécanismes d’opt-out existants

Par défaut :

• le champ PRIVACY_FLAGS est défini sur NULL, ce qui signifie qu’aucun consentement n’a été donné
• la fonctionnalité n’est pas activée
• les utilisateurs ne sont pas opt-in pour le suivi personnalisé des ouvertures

Cela garantit qu’aucun suivi individuel n’a lieu, sauf activation explicite.

Remarque : ce nouveau champ est visible dans toutes les listes d’audience, que la fonctionnalité soit activée ou non dans votre environnement.
Null ou 0 implique qu’aucun consentement n’a été donné.
1 implique qu’un consentement a été donné.

Comportement de tracking lorsque la fonctionnalité est activée

Lorsque la fonctionnalité est activée :

• Le suivi personnalisé est autorisé lorsque le consentement est présent. Des identifiants sont inclus dans le pixel de tracking.
• Le suivi anonyme s’applique lorsque le consentement est manquant ou a été retiré. Dans ce cas :
  • aucun identifiant au niveau utilisateur n’est inclus dans le pixel
  • aucune donnée d’ouverture au niveau utilisateur n’est stockée
  • seules des statistiques agrégées au niveau campagne sont générées

Lorsqu’un utilisateur se désinscrit du suivi personnalisé des ouvertures d’e-mails, ou lorsqu’aucun consentement n’est présent :

• le suivi individuel des ouvertures est désactivé
• le pixel de tracking est traité en mode anonyme
• aucune donnée d’ouverture au niveau utilisateur n’est stockée ni associée
• la délivrabilité des e-mails n’est pas affectée

Impact sur le reporting

Lorsque le suivi des ouvertures est désactivé :

• les ouvertures d’e-mails ne sont pas enregistrées
• les clics sont toujours enregistrés

Par conséquent :

• les taux d’ouverture peuvent diminuer ou ne pas être disponibles
• les clics sont traités comme des ouvertures implicites
• les taux de clics ne dépasseront pas 100 %

Ce que les clients doivent faire maintenant

Pour mettre en place correctement l’opt-out du suivi des ouvertures d’e-mails, les clients doivent suivre les étapes suivantes :

Étape 1 – Informer les utilisateurs

Mettez à jour vos notices de confidentialité et vos centres de préférences afin d’expliquer clairement :

• que le suivi des ouvertures d’e-mails est utilisé
• la finalité de ce suivi
• comment les utilisateurs peuvent se désinscrire (opt-out)

Étape 2 – Définir votre stratégie de consentement

Décidez si vous allez :

• utiliser uniquement un suivi des ouvertures anonyme, ou
• activer le suivi personnalisé des ouvertures sur la base d’un consentement explicite de l’utilisateur

Étape 3 – Préparer votre modèle de données

• utiliser le champ PRIVACY_FLAGS pour stocker le consentement au tracking
• vous assurer que les mises à jour respectent la logique de bitmask

Étape 4 – Gérer les utilisateurs existants (si applicable)

Si vous disposez d’une base légale valide (par exemple, un consentement déjà recueilli), vous pouvez activer le tracking pour les utilisateurs existants via des opérations bit à bit :

UPDATE MY_USERLIST
            SET PRIVACY_FLAGS = (PRIVACY_FLAGS | 1)

Étape 5 – Mettre à jour les joruneys marketing et de consentement

Alignez vos centres de préférences, vos mécanismes d’opt-in/opt-out et vos chargeurs de données ainsi que vos intégrations afin de garantir une application cohérente des choix de confidentialité.

Recommandations sur la collecte et la gestion du consentement pour respecter les règles de protection des données

Les recommandations suivantes sont basées sur la réglementation de la CNIL applicable en France.

Recommandation 1 — Recueillir le consentement lors de la collecte de l’adresse e-mail (bonne pratique recommandée)

C’est la méthode la plus claire. Voici comment procéder (de manière très concrète).

Lorsque l’utilisateur saisit son adresse e-mail (formulaire d’inscription, création de compte, formulaire newsletter):

• ajoutez une case à cocher de consentement dédiée (non précochée)
• expliquez clairement que des pixels de tracking seront utilisés
• indiquez les finalités exactes
• ajoutez un lien vers des informations détaillées

Exemple

☐ J’accepte que [Nom de l’entreprise] utilise des pixels de tracking dans les e-mails afin de :

mesurer l’ouverture des e-mails,
personnaliser le contenu et la fréquence d’envoi.

En savoir plus sur le tracking e-mail (lien vers la politique de confidentialité / tracking)

Pourquoi c’est conforme

• le consentement est recueilli avant le tracking
• l’utilisateur comprend ce qui se passera ensuite
• le lien entre l’adresse e-mail et le tracking est explicite

Recommandation 2 — Si le consentement n’a PAS été recueilli au départ

Cela arrive souvent avec des bases de données historiques.

La règle absolue : vous ne pouvez pas envoyer un e-mail tracké pour demander le consentement.

Mise en œuvre correcte (pas à pas)

Étape 1 — Envoyer un e-mail non tracké

• pas de pixel de tracking
• pas de tracking caché sur les images ou les liens
• e-mail simple uniquement

Étape 2 — Inclure un lien de consentement sécurisé dans l’e-mail

Le lien doit :

• être unique pour chaque destinataire
• mener vers une page où l’utilisateur confirme activement son choix

Exemple de texte d’e-mail

Nous aimerions votre autorisation pour utiliser le tracking e-mail afin d’améliorer nos communications.
Gérer mes préférences de tracking e-mail

Si le destinataire clique sur le lien, cela est considéré comme donnant son consentement. Le consentement nécessite une action explicite sur la page.

Étape 3 — Comportement de la page de consentement

Sur la page :

• expliquez les finalités du tracking
• exigez une action explicite (clic sur un bouton)

Exemple :

Préférences de tracking e-mail

☐ J’accepte l’utilisation de pixels de tracking dans les e-mails pour :

mesurer la performance des campagnes
personnaliser le contenu

[Accepter] [Refuser]

En l’absence de défilement ou en cas d’inactivité, cela implique un refus. La décision est enregistrée et journalisée.

Recommandation 3 — Quelles informations DOIVENT être affichées lors de la demande de consentement

Chaque fois que vous demandez le consentement (formulaire ou page), l’utilisateur doit comprendre clairement :

Éléments obligatoires

• qui dépose le pixel de tracking
• quelles données sont collectées (ouverture d’e-mail, date, informations sur l’appareil, etc.)
• pourquoi elles sont collectées (finalités spécifiques)
• que le tracking s’applique à tous les appareils utilisés pour lire les e-mails

Exemple de formulation conforme

Nous utilisons des pixels de tracking pour détecter lorsque vous ouvrez nos e-mails.
Cela nous permet d’analyser les performances et de personnaliser nos communications.
Le tracking s’applique quel que soit l’appareil utilisé pour lire les e-mails.

Recommandation 4 — Le consentement doit être spécifique (pas de consentement “tout-en-un”)

Il ne peut PAS y avoir une seule case à cocher qui couvre :

• Marketing
• Profilage
• Tracking
• Ciblage cross-canal

Il faut un consentement distinct par finalité OU un regroupement clair de finalités étroitement liées uniquement.

Recommandation 5 — Conserver la preuve du consentement

Vous devez pouvoir démontrer :

• quelle adresse e-mail a donné son consentement
• quand cela s’est produit
• comment il a été obtenu
• pour quelles finalités

Recommandation 6 — Le retrait du consentement doit être simple

Chaque e-mail tracké doit contenir, dans le pied de page, un lien pour gérer les préférences de tracking e-mail. Le lien doit :

• être unique pour chaque destinataire
• permettre le retrait en un clic
• ne PAS exiger de ressaisir l’adresse e-mail

Lorsque le consentement est retiré, les pixels de tracking doivent être désactivés pour les futurs e-mails et les e-mails déjà envoyés ne doivent plus exploiter les données de tracking.